Kreativität und Ordnungsliebe, Emotion und Zahlen: Mit dem Schreiner Hermann Klos und der Kauffrau Adelina Bytyci-Dodolli treffen zwei Persönlichkeiten aufeinander, die unterschiedlicher kaum sein können und sich dennoch perfekt ergänzen.
Hermann Klos wollte sich seinen Traum erfüllen, denn er liebte schon als Kind den Geruch von Holz, die Möglichkeiten der Verarbeitung und mit Holz gestalten zu können. Er wollte unbedingt mit diesem Werkstoff arbeiten. Von seiner Schreinerlehre war er jedoch erst mal etwas enttäuscht. „Auch vor 30 Jahren hat man in Schreinereien schon nicht mehr richtig viel mit Holz gearbeitet, sondern vor allem mit Laminaten, mit Spanplatten, mit DD-Lacken, und das war nicht das, wovon ich geträumt hatte“, berichtet Klos heute. Er hat zwar schon handwerklich strukturiert zu arbeiten gelernt, aber nicht mit den Materialien, mit denen er gerne arbeiten wollte. „So habe ich dann ziemlich schnell nach meiner Ausbildung gemerkt, dass, wenn ich wirklich mit Holz arbeiten will, dann muss ich weit in die Geschichte zurückgehen.“
Diese Zeitreise gelang Hermann Klos gemeinsam mit seinem Partner Günther Seitz. Zusammen gründeten sie vor 32 Jahren die Holzmanufaktur Rottweil, die sich ausschließlich auf Baudenkmäler spezialisiert hat. Als ihren Sitz wählten sie Rottweil, die älteste Stadt Baden-Württembergs. Rottweil war schon damals ein Hotspot für Baugeschichte und Denkmalpflege. „Wir waren unheimlich froh, dass wir hier in der ehemaligen Pulverfabrik einen hervorragenden Standort für uns gefunden haben.“ Immerhin handelt es sich bei der historischen Industrieanlage selbst um ein beeindruckendes Zeugnis der Geschichte. „Wir haben uns total fokussiert. Was ja auch zum Erfolg beigetragen hat“, erzählt der heutige Restaurator im Handwerk Klos.
Und auf diesem ohnehin schon anspruchsvollen Feld der Baudenkmäler hat sich die Holzmanufaktur Rottweil auch noch auf die Ausstattung spezialisiert, die funktional stark gefordert wird – wie Fenster, Böden, Türen oder Treppen. Oft sind die Ansprüche im Laufe der Zeit sogar noch gestiegen. „Fenster müssen heute dichter und energetisch besser sein als vor 120 Jahren“, nennt Hermann Klos nur ein Beispiel. „Von diesem Anspruch haben wir uns inspirieren lassen.“
Die Arbeitsteilung zwischen Hermann Klos und seinem Partner Günther Seitz war bei schnell klar: Seitz war von Anfang an der Techniker und Klos der Vertrieb, das Gesicht des Unternehmens nach außen. Das Geschäftsmodell hatte offensichtlich Erfolg, denn 2009 hatte die Holzmanufaktur bereits 48 Mitarbeiter und wuchs weiter. Zu dieser Zeit wurde die 21-jährige Adelina Bytyci-Dodolli als erste kaufmännische Angestellte der Holzmanufaktur eingestellt, um den Einkauf besser zu managen. „Die Verwaltung war damals ziemlich chaotisch“, berichtet Adelina Bytyci-Dodolli heute. „Jeder hat ein bisschen was gemacht, jeder hat beim Lieferanten angerufen, und als ich dann angerufen hab, hat der Lieferant gesagt, ja, jetzt sind Sie schon die Sechste von der Holzmanufaktur.“
„Fenster müssen dichter und energetisch besser sein als vor 120 Jahren. Von diesem Anspruch haben wir uns inspirieren lassen.“
Den Einkauf hatten die Schreiner bis dahin selbst übernommen. Zu welchem Preis geliefert wurde, spielte für sie jedoch meist keine Rolle. Hauptsache, die Ware war da. „Für mich als Kauffrau war das schrecklich, weil immer beim Teuersten bestellt wurde“, erzählt Bytyci-Dodolli. „Man kann die tollsten Fenster restaurieren, wenn es für das Unternehmen am Ende keinen Benefit liefert, kann man das nicht 32 Jahre machen.“ Umso wichtiger ist es, dass in der Verwaltung jemand die Wirtschaftlichkeit im Blick behält, damit sich die Arbeit auch lohnt. „Damit wir den Gewinn wieder investieren können, in unsere Mitarbeiter und in unser Wachstum.“
So hat Bytyci-Dodolli dann begonnen, Lieferanten gezielt aufzubauen und Konditionen auszuhandeln. Schon damals war das Unternehmen relativ groß geworden, ohne dass eine dafür nötige Verwaltung entstanden wäre, und es wuchs jedes Jahr weiter. „So mussten wir ein bisschen Gas geben in der Verwaltung, damit wir hinterherkommen. Ich habe immer geschaut: Was gibt es für Verbesserungspotential, und was braucht die Firma?“
„Die Administration, die haben wir in der Tat vernachlässigt. Das war zum Teil unstrukturiert, das Personalmanagement, die Finanzen. Deshalb waren wir unheimlich froh, als wir Adelina gefunden hatten“, bestätigt Geschäftsführer Hermann Klos. „Ihre Fähigkeiten haben wir schon recht früh erkannt.“ Schon vier Jahre nach ihrer Einstellung haben die beiden Partner Adelina Bytyci-Dodolli gefragt, ob sie in die Geschäftsleitung miteinsteigen möchte. „Als 26 Jahre junge Prokuristin war ich natürlich unheimlich stolz.“ Sie hat dann weitere Strukturen in der Verwaltung geschaffen und wurde für Finanzen sowie Personal zuständig. „Heute hat sie diesen Teil der Holzmanufaktur ganz fest und professionell im Griff“, lobt Hermann Klos erneut.
Zuvor hatte der Steuerberater die Lohn- und Finanzbuchhaltung übernommen, die monatlichen Betriebswirtschaftlichen Ausweise (BWAs) und später die Jahresbilanz. 2014 hat Adelina Bytyci-Dodolli die Lohnbuchhaltung dann komplett ins Unternehmen geholt. „Damit habe ich jederzeit Zugriff, wenn irgendwas mit den Mitarbeitern ist, sie beispielsweise irgendwelche Bescheinigungen benötigen.“ Auch in allen anderen Unternehmensbereichen behält Bytyci-Dodolli mithilfe der Software-Lösungen von DATEV den Überblick. „Ich muss immer wissen: Wie läuft unser Betrieb, wie laufen unsere Projekte, wie viel Liquidität habe ich auf der Bank, was kann ich investieren, welche Investitionen muss ich schieben. Deswegen ist mir die digitale Speicherung aller Daten und jederzeit Zugriff darauf zu haben enorm wichtig.“
Jedes Mal, wenn ein neuer Auftrag zustande kommt, erhält dieser eine eigene Projektnummer, die Daten des Vertriebs werden als Erstes im System erfasst: jedes Bild, jede Kostenschätzung und alle Angebote, die geschrieben wurden. Ein Projektleiter klärt anschließend weitere Details. Die Fenster oder die Türen werden dann später in die Werkstatt in Rottweil gebracht und hier bearbeitet. Jeder einzelne Arbeitsschritt wird täglich über die Projektnummer erfasst. Alles läuft über diese Projektnummer: Jede Schraube, jedes Glas, jedes Stück Holz, das für das Projekt gekauft wird, jeder Arbeitsschritt eines Mitarbeiters wird so erfasst.
„Wir haben inzwischen eine Verknüpfung zwischen unserer Betriebssoftware und DATEV, so kann der Steuerberater die Daten, die wir ihm übermitteln, am besten verarbeiten“
So werden alle Kosten festgehalten, und es kann regelmäßig überprüft werden, wie weit ein Projekt schon vorangeschritten ist. Werden vorher definierte Zwischenziele erreicht, geht eine entsprechende Abschlagsrechnung an den Kunden raus. Einmal im Monat erhält der Steuerberater alle Rechnungen als Basis für die BWA. „Wir haben inzwischen eine Verknüpfung zwischen unserer Betriebssoftware und DATEV, so kann der Steuerberater die Daten, die wir ihm übermitteln, am besten verarbeiten“, berichtet Adelina Bytyci-Dodolli. „Außerdem kann ich über DATEV jederzeit unsere Zahlen analysieren, habe alle Kosten im Blick und sehe relativ schnell, wo müssen wir gegensteuern. Diese Transparenz wird durch DATEV-Lösungen geschaffen.“
„Seitdem Adelina das Ganze in der Hand hat, sind meine Nächte viel ruhiger geworden“, sagt Gründer Hermann Klos. „In der Tat bekomme ich vom Administrativen, Finanziellen und Personalmanagement kaum etwas mit. Das ist ein Zeichen dafür, dass alles sehr professionell mit hoher Kompetenz gemacht wird. Das setzt bei mir bei mir Zeit und Kraft frei, um das gut zu machen, was eigentlich mein Job ist: nämlich die Firma nach außen darzustellen, Konzepte zu entwickeln und die Bauherren zu inspirieren.“
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Das Unternehmen mit Sitz in Nürnberg stellt mit Software, Cloud-Lösungen und Know-how die Basis bereit für die digitale Zusammenarbeit zwischen dem Mittelstand und den steuerlichen Beraterinnen und Beratern, die sich um die betriebswirtschaftlichen Belange der Betriebe kümmern. Über diese Community unterstützt DATEV insgesamt 2,5 Millionen Unternehmen, Selbstständige, Kommunen, Vereine und Institutionen. Mit mehr als 8.100 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern begleitet das Unternehmen über 400.000 Kunden als partnerschaftlicher Lotse durch die Digitalisierung ihrer kaufmännischen Prozesse. Datenschutz, Datensicherheit und steuerliche Compliance haben dabei höchste Priorität.
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