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Teil 3 — Dienstreise 4.0
Produktivität
»Sich selbst zu organisieren klappt beim Zugfahren super«

Ganz in die Arbeit abzutauchen, den berühmten Flow-Zustand zu erreichen, das wünschen sich viele Geschäftsreisende auch für die Zeit unterwegs. Auf einer Dienstreise mit der Bahn ist das problemlos möglich. Fränzi Kühne nutzt zum Beispiel Tools wie Kopfhörer mit Geräuschunterdrückung, um fokussiert und konzentriert zu arbeiten. Die jüngste Aufsichtsrätin Deutschlands, Buchautorin und Gründerin der ersten deutschen Social-Media-Agentur TLGG hat sich in der DB Premium Lounge am Berliner Hauptbahnhof mit Karina Kaestner, Leiterin Partnermanagement bei DB Vertrieb GmbH, zum Gespräch getroffen. Beide Managerinnen, die viel unterwegs sind, bewegt das gleiche Thema: Wie kann ich eine Dienstreise im Zug am besten produktiv nutzen?

Karina Kaestner: Hallo, Frau Kühne, schön, Sie heute in der DB Premium Lounge am Berliner Hauptbahnhof begrüßen zu können. Sie sind mit der Bahn angereist, richtig?

Fränzi Kühne: Ja, aus Hamburg. Für mich ist das die perfekte Strecke, um während der Reise produktiv zu arbeiten. Der Hinweg ist für mich immer Arbeitszeit, auf dem Rückweg höre ich dann meistens Musik oder einen Podcast zum Abschalten.

Karina Kaestner: Und wie sieht Ihre produktive Arbeit auf dem Hinweg genau aus?

Fränzi Kühne: Ich nenne das Stillarbeit. Ich klappe den Laptop auf und fokussiere mich aufs Abarbeiten. Ich lese und beantworte Mails oder schaue mir Präsentationen an. Bei der Stillarbeit sind meine Kopfhörer mit Geräuschunterdrückung ganz wichtig, ich kann damit richtig abtauchen.

Jede Bahnfahrt bringt eine Zeitbegrenzung mit sich. Das taktet für mich die Arbeit ein.
Fränzi Kühne

Karina Kaestner: Das kenne ich auch. Ich arbeite Mails ab und bereite Gespräche vor. Außerdem prüfe ich, was für Termine anstehen und ob ich dafür noch etwas vorbereiten muss.

Fränzi Kühne: Sich selbst zu organisieren klappt beim Zugfahren super. Aber die Fahrzeit darf nicht zu kurz sein. In einer halben Stunde kann ich nicht fokussiert arbeiten.

Wie arbeiten zwei Managerinnen am produktivsten im Zug? Fränzi Kühne und Karina Kaestner im Gespräch.

Karina Kaestner: Bei mir sind es meist sowieso längere Fahrten, da ich oft von Berlin nach Frankfurt fahre. Also etwa vier Stunden.

Fränzi Kühne: Bei so langen Fahrten kann man sich die Zeit gut aufteilen. Eine Stunde lang Mails abarbeiten und Organisation und zwischendurch Pausen einlegen – die gehören für mich auch zum Produktivsein.

Eine Dienstreise mit der Bahn ermöglicht planbare Produktivität – und entspanntes Ankommen

Karina Kaestner: Ist denn bei aller Produktivität während einer Zugfahrt die Reisezeit für Sie auch ein Stück persönliche Zeit?

Fränzi Kühne: Unbedingt. Ich fahre am liebsten alleine Bahn, gerade bei Dienstreisen. Ich bin monatelang mit meiner Familie gereist, weil ich ein kleines Kind habe. Als ich das erste Mal wieder alleine Bahn fahren durfte, war das absolute Luxuszeit. Ich kann auch deshalb so ruhig arbeiten, weil jede Bahnfahrt eine Zeitbegrenzung mit sich bringt. Das taktet für mich die Arbeit ein. In der 1. Klasse ist auch selten jemand laut. Ich habe dort das Gefühl, alle sind in einem ähnlichen Modus wie ich. Das gefällt mir total gut.

Fränzi Kühne, Unternehmerin
Karina Kaestner, Leiterin Partnermanagement bei DB Vertrieb

Karina Kaestner: Also Bahnfahren auch als bewusste Off-Zeit, in der man zur Ruhe kommt?

Fränzi Kühne: Genau. Während meiner Stillarbeitszeit-Phasen schalte ich daher auch alle überflüssigen digitalen Tools aus, die ich zur Zusammenarbeit nutze. Diese Ruhephasen sind mir wichtig, ich plane sie bewusst ein.

Karina Kaestner: Ich schalte manchmal tatsächlich mein Telefon aus. Es gibt viele andere sinnvolle Dinge, die ich tun kann. Es ist gut, mal nicht erreichbar zu sein.

Fränzi Kühne: Es gibt ja im Zug diese Piktogramme an der Wand, die anzeigen, ob man telefonieren darf oder nicht. Mein Eindruck ist, dass sich nicht alle Fahrgäste daran halten.

Karina Kaestner: Ich sitze meist im Telefonierbereich, da ich auch nicht immer aufstehen möchte, falls ich doch einen Anruf annehmen muss. Aber für den Fall, den Sie beschreiben, helfen auch mir meine Noise-Cancelling-Kopfhörer, die ich ebenfalls immer dabei habe.

Fränzi Kühne: Eigentlich braucht man im Zug auch nicht viel mehr: nur Internet, Strom und die Arbeitsgeräte. Also Laptop mit Blickschutz und Kopfhörer.

Wir brauchen Co-Working-Spaces an zentralen Orten, um Meetings zum Beispiel direkt am Bahnhof abzuhalten oder auch mal in Ruhe telefonieren zu können.
Fränzi Kühne
Nicht nur im Zug, auch in den DB Lounges nutzt Fränzi Kühne die Zeit für Stillarbeit.

Karina Kaestner: Was ich jedoch trotz aller Wünsche nach ungestörter, produktiver Arbeit verspüre, ist eine Sehnsucht nach Menschen – auch wenn das etwas pathetisch klingt. Nach der ganzen Zeit im Homeoffice genieße ich es, auf einer Dienstreise Mitreisende um mich zu haben. Ich muss gar nicht groß kommunizieren, finde es aber schön zu spüren, dass es wieder so etwas wie Normalität gibt.

Fränzi Kühne: In der bin ich leider noch nicht ganz angekommen. Beim Bahnfahren kommt man sich manchmal ganz schön nahe. Auch wenn mittlerweile viele Menschen geimpft sind und weiterhin aufpassen, bleibt bei mir doch eine gewisse Scheu vor Nähe.

Karina Kaestner: Ich kann Sie ein bisschen beruhigen. Es gibt viele Studien darüber, dass das Hygienekonzept mit der Lüftung im ICE der DB gut funktioniert. Durchschnittlich wird alle sieben Minuten die Luft im Abteil erneuert. Einige fühlen sich dennoch im Auto sicherer.

Fränzi Kühne: Ja, aber wenn wieder so ein Gedrängel im Zug aufkommt, denke ich mir schon: „Oh Mann, Leute. Corona ist noch nicht vorbei.“

Zentrale Orte für die punktuelle Zusammenarbeit – das wird in Zukunft noch wichtiger.
Nach der Zeit im Homeoffice, genieße ich es, auf einer Dienstreise Leute um mich zu haben. Ich muss gar nicht groß kommunizieren, finde es aber schön, dass es wieder so etwas wie Normalität gibt.
Karina Kaestner

Karina Kaestner: Wir müssen erst mal wieder lernen, Nähe zu ertragen. Wann immer ich wieder ins Büro oder auf Dienstreise gehe, ist das für mich schon toll. Unter Menschen zu sein, Kollegen zu treffen, sich einfach auszutauschen, auch mal einen Workshop machen zu können. Wir Menschen brauchen einander, um Probleme zu lösen, wir müssen uns austauschen. Das, was mir am meisten gefehlt hat, ist das gemeinsame Arbeiten an Themen.

Fränzi Kühne: Absolut. Kreativprozesse lassen sich nicht einfach ins Virtuelle übersetzen. Es gibt tolle Tools, aber die ersetzen nicht das Beisammensein, den Smalltalk und all die kleinen Dinge, die die Kreativität fördern.

Karina Kaestner: Unbedingte Voraussetzung ist jedoch, dass diese Tools auch funktionieren. Ich erlebe bei Videocalls oft, dass es Verbindungsprobleme gibt. Daraus folgen dann große Reibungsverluste.

Fränzi Kühne: Oh ja. Der Spruch, den man in Videokonferenzen am meisten hört, ist: „Sie sind auf mute.“ Am Anfang haben die Leute die Kamera nicht angemacht, inzwischen machen es viele, das war auch ein Lernprozess. Unternehmen stehen heute vor der Frage, wie sie ihre Kultur und ihre Werte so vermitteln, dass sie auch virtuell erlebbar werden. Zum Beispiel beim Onboarding von neuen Mitarbeitern.

Karina Kaestner: Das habe ich auch erlebt. In der Pandemie hat es etliche Veränderungen gegeben, auch bei den Mobilitätskonzepten. Wer dienstlich mit der Bahn fährt, möchte auch am Bahnhof Möglichkeiten haben, zu arbeiten und die Zeit zu nutzen. Und dafür ist unsere Lounge optimal geeignet. Es gibt darin jetzt auch bequeme Sessel mit Sichtschutz, man kann sich dort wirklich zurückziehen und in Ruhe arbeiten. Zudem haben wir im vergangenen Sommer in Berlin einen Co-Working-Space eröffnet, in dem man für einen Tag ein Büro mieten kann.

Fränzi Kühne: Ich glaube auch, dass es in diese Richtung gehen wird. Wir brauchen Co-Working-Spaces an zentralen Orten, um Meetings zum Beispiel direkt am Bahnhof abzuhalten oder in Ruhe telefonieren zu können.

Karina Kaestner: Und damit sind wir wieder beim Thema Produktivität. Viele schauen nur auf die Reisezeit und sagen: „Naja, Fliegen eine Stunde, Bahnfahren vier Stunden.“ Aber wir denken dabei nicht an Rüstzeiten und dass man die Zeit in der Bahn extrem gut, zum Beispiel zum Arbeiten, nutzen kann. Wir haben mal einen Stresstest gemacht mit drei Probanden, die jeweils mit dem Auto, Zug und Flugzeug von Frankfurt nach Paris gefahren sind. Am Ende kam heraus, dass derjenige, der mit der Bahn gefahren ist, mit Abstand der Entspannteste war. Mit diesem Verkehrsmittel gab es einfach den geringsten Reisestress.

Fränzi Kühne: Und dieser Proband ist auch am nachhaltigsten gereist, das wird immer wichtiger. Das ist kein abstraktes Thema mehr, sondern wird zunehmend für jeden Einzelnen ein ausschlaggebendes Kriterium sein. In ein paar Jahren werden unsere Kinder uns fragen: „Du bist innerhalb von Deutschland geflogen? Bist du verrückt?“

Karina Kaestner: Dann wird es eine totale Normalität sein, innerhalb von Deutschland hauptsächlich mit der Bahn zu fahren.

Fränzi Kühne: Apropos, wann geht es für Sie zurück?

Karina Kaestner: In zwei Stunden geht mein Zug nach Frankfurt. Es war schön, Sie getroffen zu haben, Frau Kühne. Vielen Dank für das nette Gespräch und die tollen Einblicke. Und noch eine produktive Zeit in Berlin!

DB Premium Lounge

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