Die Digitalisierung der Immobilienverwaltung

Wie moderne Immobilienmanagement-Software Prozesse optimiert und Kosten senkt

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Die Digitalisierung des Immobilienmanagements garantiert Unternehmen lückenlose Transparenz über ihre Assets, vereinfacht die Prozesse und kann die Kosten der Immobilienverwaltung nachhaltig senken. Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie als Immobilien-Manager dieses Potenzial erschließen – und warum Sie gut beraten sind, die Immobilienmanagement-Software mit dem ERP-System zu integrieren.

Das Management von Immobilien ist in den meisten Unternehmen ein nicht zu unterschätzender Kostenfaktor – nicht zuletzt, weil die Immobilienverwaltung zunehmend strengen Gesetzen, Vorschriften und selbst gesteckten Zielen unterliegt und durch die steigende Zahl digitaler Systeme und Komponenten immer komplexer wird. Umgekehrt bietet aber gerade die Digitalisierung auch viele Chancen, die Kosteneffizienz und Qualität zu optimieren und ein attraktives, nachhaltiges, sicheres und produktives Arbeitsumfeld zu schaffen. Daher entscheiden sich immer mehr Unternehmen dafür, in eine dedizierte Immobilienmanagement-Software, wie die Integrated Workplace Management Solution – kurz IWMS – von Planon zu investieren.

Das IWMS führt alle mit der Verwaltung und Bewirtschaftung von Immobilien verbundenen Systeme, Daten und Prozesse eines Unternehmens in einer durchgängigen Plattform zusammen. Dies garantiert den Verantwortlichen ein Höchstmaß an Transparenz und ermöglicht es ihnen, viele Abläufe zu automatisieren und auf der Basis fundierter Daten schneller bessere Entscheidungen zu treffen. Auch die oft komplexen Prüf-, Antrags- und Nachweisprozesse sowie ESG-Herausforderungen lassen sich damit signifikant schneller und einfacher bewältigen. Das volle Potenzial der Digitalisierung wird beim Zusammenspiel eines IWMS mit einem ERP-System wie SAP S/4HANA® freigesetzt.

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Die Immobilienmanagement-Software von Planon umfasst dabei vier zentrale Module:

Real Estate Management
Planon Real Estate Management gibt Immobilienbetreibern ein umfassendes Toolset an die Hand, um den Immobilienbestand effizient und im Einklang mit der Unternehmensstrategie zu verwalten und zu optimieren. Über das vollständig IFRS-, FASB- und GASB-konforme Lease-Accounting-Modul lassen sich überdies Mietverträge verwalten, Nebenkosten- und Umsatzmieten abrechnen sowie Rechnungs- und Cashflow-Prozesse abwickeln und automatisieren. Nahtlos in die übrigen Datenquellen im Unternehmen integriert, unterstützt REM bei der strategischen Flächenplanung und beim Transaktions-wie Kapitalprojektmanagement – und stellt dem Management umfangreiche Analysen und Reports für eine fundierte Entscheidungsfindung zur Verfügung.

Space & Workplace Service Management
Eine effiziente Nutzung der vorhandenen Flächen senkt Kosten und erhöht die Rendite. Der IWMS-Bereich Space & Workplace Service Management gibt den Unternehmen alle Werkzeuge an die Hand, die sie dafür benötigen – vom Flächenmanagement für lückenlosen Überblick und volle Kostenkontrolle über ein Reservierungssystem im Self-Service bis hin zu Funktionalitäten für die einfache Bereitstellung von Räumen und die Definition von Arbeitsplatzmodellen. Darüber hinaus ermöglicht sie das Handling der Zugangskontrollen für Mitarbeitende und Besucher, das Facility Service Management und das Führen und Kontrollieren externer Dienstleister. Offene Schnittstellen zu BIM und AutoCAD machen es den Verantwortlichen leicht, die Gebäudedaten jederzeit aktuell zu halten und Änderungen einfach und schnell in das System einzupflegen.

Asset & Maintenance Management
Effiziente Instandhaltungs- und Wartungsprozesse sind der Schlüssel zu optimaler Gebäudeleistung – und damit hoher Wertschöpfung bei niedrigen Kosten. Das Asset & Maintenance Management im IWMS ermöglicht es Facility Managern durch die nahtlose Integration von Daten aus der Gebäudeautomatisierung und anderen Unternehmensquellen, das Budget- und Asset-Lifecycle-Management nachhaltig zu optimieren: So lassen sich etwa Reparaturen wesentlich schneller anfordern, Wartungspläne effizienter erstellen und turnusmäßige oder vorbeugende Wartungs- und Reparaturpläne generieren. Darüber hinaus unterstützt die Lösung ein breites Featureset für das Management von Mobile Field Services und Fahrzeugflotten sowie umfangreiche Analyse- und Reporting-Tools.

Energy & Sustainability Management
Die Einhaltung von Nachhaltigkeitsvorgaben und anderen ESG-Kriterien rückt immer mehr in den Fokus des unternehmerischen Handelns – und ist eine sichere und lohnende Investition in die Zukunft des Unternehmens. Das Modul Energy & Sustainability Management des Planon IWMS ermöglicht es den Verantwortlichen im Facility Management, den Ressourcenverbrauch einer Immobilie über deren gesamten Lebenszyklus zu erfassen und auszuwerten. Auf diese Weise lassen sich kontinuierlich neue Optimierungsmöglichkeiten finden und umsetzen. Darüber hinaus unterstützt die Lösung bei der Energiedatenerfassung und der Emissionsberechnung sowie bei der Betriebskostenverwaltung – und umfasst auch ein dediziertes Zielmanagement mit umfangreichen Auswertungs- und Reporting-Möglichkeiten. Das macht es Unternehmen leicht nachzuweisen, ob ein Gebäude auch wirklich alle Erwartungen erfüllt – und ob alle Nachhaltigkeitskriterien erreicht werden.

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Integration ins ERP als Schlüssel 

Kurz: Eine zeitgemäße Immobilienmanagement-Software ist schon heute eine unverzichtbare Schlüsselkomponente im Werkzeugkasten der Immobilien- und Facility Management-Verantwortlichen. Ihr volles Potenzial entfaltet eine solche Immobilienmanagement-Software aber erst, wenn sie nahtlos mit dem ERP-System – und damit in die betriebswirtschaftliche Auswertung und die Business-Prozesse – integriert wird. Erst auf diese Weise erhält das Unternehmen  lückenlose Transparenz über das gesamte Business und kann die Abläufe und die Performance ganzheitlich betrachten. Das trägt nicht nur nachhaltig zur Effizienz der Prozesse bei, sondern erschließt auch attraktive Automatisierungs- und Einsparpotenziale und erleichtert die Einhaltung der Sustainability- Security- und Compliance-Vorgaben.

Wie einfach realisierbar die Integration von IWMS und ERP in der Cloud-nativen Welt von heute ist, zeigt eindrucksvoll das Beispiel von Planon Real Estate Management for SAP S/4HANA®: Die als SaaS verfügbare IWMS-Lösung von Planon ist als SAP Endorsed App standardmäßig über SAP BTP integriert und im SAP App Store verfügbar – lässt sich also mit wenigen Klicks komfortabel in SAP S/4HANA einbetten. So können die Verantwortlichen potenziell gefährliche Datensilos vermeiden und viele attraktive Synergiepotenziale erschließen – von der Automatisierung und Optimierung von Prozessen über mehr Kosteneffizienz im IT-Betrieb bis hin zu einem Plus an Usability und Transparenz.

Kurz: Mit der engen Integration von Planon for SAP S/4HANA® in die ERP-Umgebung stellen die Unternehmen alle Weichen, um ihre strategischen Ziele erfolgreich zu erreichen und ihren Immobilienbetrieb nachhaltig zu transformieren – und schaffen ganz nebenbei auch die Voraussetzung für ein flexibleres, produktiveres und zeitgemäßes Arbeiten.

Mehr Informationen zu Lösung von Planon und die Möglichkeit einer Beratung finden Sie unter planonsoftware.com

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